ミーティングの結果を会社の資産にする方法

システムエンジニアはプロジェクトによってクライアントのオフィスに入り浸ることがあります。

ただ厳しいクライアントに当たると、ミーティングメモを書き留めたノートをプロジェクト終了後に没収されることもあるそうですね。

手帳の余白にメモしていたら、手帳ごと持っていかれるのでしょうか?

クライアントとしては正しい判断かな。

優秀なシステムエンジニアの層がマーケットで分厚くなれば、結果として企業にプラスになると言えなくもありませんが、そのために会社の機密情報が載っているかもしれないノートが外部に流出するのは割に合わないと考えるのでしょう。

私も香港の会計事務所勤務時代のノートが手元にありません。

退職の際に取り上げられたわけではなく、元からなかったのです。

海外の会計事務所の離職率

海外の大手会計事務所はturnoverが非常に高いことで有名です。

turnoverというのは離職率という意味で、聞いた話では当時30%くらいあったとか。丁度3年で人が入れ替わる計算です。

退職理由は様々ですが、給料の良い会社に転職したり、あまりの激務にフェードアウトしたり。共通するのは「突然いなくなる」ということです。

つまりビジネスをする上で、同僚の突然の退職に備える、ということがクライアントからの最低限の信頼を維持するための生命線だったわけです。

ミーティングの結果を会社の資産にする方法

当時私が所属した部門では、ミーティングメモは手書きでも電子ファイルでもいいことになっていました。

ルールは一つだけ。原則ミーティングの当日に書き上げて上司に提出すること。

上司がレビューした後は、クライアントごとのファイルに入れて保管します。

もちろん気になることがあれば上司に呼び出されて詳細を確認されたり、単にメモの上にコメントが書かれることもあります。

このファイルはすぐにいっぱいになるので、しばらくすると書庫に保管されます。

また見たくなれば、書庫管理システムからリクエストすると、メールボーイが運んできてくれるという仕組みです。

当時数十社のクライアントをまとめて引き継いだことがありました。

即座にクライアントファイルを取り寄せ、ひたすらミーティングメモやメモと一緒に挟まれた資料を読み続けます。

問題になるのは監査と税務くらいなので、それだけ情報があれば一通りのことは分かります。

そこに自分で書いたミーティングメモが追加され、次代の会計士に引き継がれていくのです。

当時のメモが今、手元に残っていたらよかった?

あのメモが手元にあれば、当時学んだことをもう一度体系立てて整理することができたかも。

しかしそれは無いものねだり。苦労して学んだことはしっかり自分の血肉になっていると信じることにしておきましょう。

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